Integração TOTVS RM - Integração da Documentação com TOTVS RM®

Modificado em Sex, 4 Out na (o) 11:44 AM

O que é?

Este documento tem como objetivo apoiar nas configurações da integração da documentação no TOTVS RM®. A integração permite enviar anexos do CRM diretamente para os documentos solicitados do aluno, sem passar pelo processo seletivo da TOTVS®.

Premissas

Para que os processos ocorram corretamente, é necessário incluir novas permissões no módulo Educacional. Não é possível integrar apenas alguns anexos ou integrar conforme o candidato for incluindo na ficha de inscrição. Ao realizar a chamada da integração, todos os anexos da inscrição serão enviados e não será possível executar novamente caso a integração ocorra com sucesso.

Primeiramente, no menu lateral clique em Integrações.

Em seguida, clique em Integração Totvs.

Configurações de Data Servers

Para iniciar as configurações, acesse o aplicativo de integração TOTVS® no Wakeme PRO. Clique em na aba Configurações, e em seguida clique em Config. DataServers. Inclua o DataServer "EduDocAlunoData" para cada uma das coligadas que irão utilizar a integração.

Mapeamentos

Por padrão, todos os campos necessários para a integração da documentação já são tratados internamente e não precisam de mapeamento. Porém, se necessário, é possível criar mapeamentos para sobrescrever o comportamento padrão ou incluir um novo campo. Por exemplo, se a instituição quiser mandar alguma informação no campo observação do documento no TOTVS RM®, pode mapear o campo com algum campo das entidades disponível no mapeamento.

Mapeamentos

Permissões

Para que a integração da documentação funcione corretamente, é importante confirmar se o perfil criado com as permissões do usuário de integração tem a permissão para visualizar, incluir/editar documentos solicitados e visualizar documentos.

Parâmetros

Valida Documentação

Como a integração da documentação utiliza o mesmo método de integração da inscrição/matrícula, é necessário configurar um parâmetro de localização avançada para validar se a inscrição está realmente com os documentos (anexos) validados no CRM. Como no CRM não existe um campo do produto para sinalizar a situação da documentação, é necessário criar um campo e adotar um processo interno na instituição para que um colaborador verifique os documentos anexados e, caso esteja tudo certo, aprove estes documentos utilizando o campo em questão.

Inclua o parâmetro [LOCALIZACAOAVANCADA][VALIDADOCUMENTACAO] incluindo o fetchXML da localização conforme o exemplo a seguir.

Dentro do fetchXML, na TAG “filter” da entidade inscrição de candidato, deve-se incluir o termo {condicao_cad_inscricaocandidatoid}. No exemplo a seguir, a localização está validando se a inscrição está ativa, o campo customizado situação da documentação como aprovada, o RA está preenchido, o código coligada SGA e código concurso SGA também estão preenchidos.

Importante: Para facilitar a edição do FetchXML, crie uma localização avançada pelo Wakeme PRO dentro da entidade inscrição de candidato, utilizando os critérios necessários para a validação da documentação (anexos). Baixe o FetchXML e ajuste-o como no exemplo acima, removendo os atributos e links que não são necessários e incluindo o termo {condicao_cad_inscricaocandidatoid} dentro da TAG “filter”.

Após Matricular

Em casos em que a matrícula só ocorre após a documentação (anexos) ser aprovada, não há como criar um gatilho eficiente no fluxo para acionar a integração da documentação. Nesse caso, deve-se utilizar o parâmetro [APOSMATRICULAR] com a opção “IntegrarDocumentacao”. Assim, toda vez que uma matrícula for executada na integração, o processo de integração da documentação já ocorrerá automaticamente. Este parâmetro aceita várias opções de configuração, não se limitando apenas a uma. Veja o exemplo a seguir, onde além de integrar documentação, também executa o processo de alteração para matriculado no CRM: {"IntegrarDocumentacao":true, "AlteraSituacaoFunilParaMatriculado":true}

De/Para Documentação

Por padrão, a integração busca o código do documento no TOTVS RM® de acordo com o nome do documento disponível no cadastro Educacional > Acadêmico > Auxiliares > Documentos. Caso esses nomes estejam diferentes, é necessário criar um De/Para do nome do arquivo no CRM para equiparar ao nome do arquivo aguardado pelo TOTVS®. Adicione o parâmetro [DEPARA][ANEXOS][DOCUMENTO], seguindo o padrão: “CRM (valores à esquerda)” : “RM® (valores à direita)”.

Exemplo:

{
"Certidão de Nasc.": "Certidão de Nascimento",
"RG": "Doc. Identidade"
}